В данной главе, на примере, будет подробно расписано о том, как создать дерево видов товара и оприходовать товар.

Для начала работы в программе Вам необходимо ввести начальные остатки (товар, который находился в магазине, на складе, до начала работы в программе). Для этого зайдите в пункт главного меню Документ - Приход товара. Откроется окно Приход товара. На этой форме создайте шапку новой приходной накладной кнопкой Добавить или Новый приход . Откроется форма Приход. В этой форме введите параметры прихода (шапка приходной накладной).

Для ввода начальных остатков на форме редактирования Приход установите галочку левее надписи Начальные остатки.

С помощью выпадающего меню выберите в поле Валюта валюту, в которой был закуплен товар. После чего нажмите на кнопку Записать. Вы вернетесь к форме Приход товара. Также выберите предприятие, если это необходимо. В случае необходимости, заполните поле Номер накладной поставщика. Данное поле позволяет учитывать номер накладной, предоставленной поставщиком для более удобного поиска и сверок.

Шапка приходной накладной создана.

Ввод товара осуществляется при помощи сканера штрих-кода. Если товар имеет штрих-код производителя, сканируйте его. Если у товара нет штрих-кода, нажмите кнопку Добавить (клавиша "F4"). Автоматически появится форма редактирования Товар, где Вы должны заполнить нужные поля.

Чтобы создать свой справочник товара у Вас есть два пути:

1) Непосредственно во время оприходования товара.

2) В самом начале работы. Подробнее описано в главе Товароведение.

Во время оприходования товара, после открытия формы Товар, Вам необходимо с помощью кнопки Справочник, правее поля Вид товара, открыть форму Настройка видов товара. В этом окне Вы будете создавать свое дерево видов товара.

Приведем пример.

Если в дереве видов товара Вы нашли нужный Вам товар, выберите его. Если же такого товара нет, создайте свое дерево следующим образом. Возьмем, например, джинсы. Это будет верхняя ветвь дерева. Для ее создания, на форме Настройка видов товара нажмите на кнопку Добавить. Перед Вами откроется окно Вид товара (Рис. 1).

Рис. 1 (Версия программы 2020.6.5)

В поле Название вводим название верхнего уровня, в данном случае Джинсы. Далее, с помощью выпадающих меню, если это необходимо, заполняем поля Наценка (%), Наценка опт (%), Скидка (%). Под данными полями необходимо расставить галочки напротив тех позиций, которые должны будут отображаться в названии товара. Для джинсов будет важен, например, производитель, размер, материал, артикул. Затем требуется выставить нужный переключатель в блоке Округление цены.

Также необходимо отметить, каким именно будет данный товар Фискальным, либо НДС. Это необходимо для разнесения товара на товары, которые облагаются НДС или нет. Данные переключатели необходимы, если пользователь использует как фискальный, так и нефискальный принтер чеков.

Все обозначения, сделанные Вами для верхнего уровня дерева товаров, будут применены и ко всем подчиненным ветвям. То есть все настройки, которые Вы определили для Джинс, будут действительны и для всех ответвлений джинс.

Далее нажмите на кнопку Записать. Вы вернетесь к окну Настройка видов товаров, установив курсор на созданных Вами Джинсах. После этого нажмите на кнопку Добавить подчиненный. Снова появится окно Вид товара. Здесь в поле Название вводим название нижнего уровня после Джинс. Пусть это будут Мужские. Нажмите на кнопку Записать. После этого создайте таким же образом подчиненную ветвь Джинсы - Женские.

Завершив формирование такого своеобразного дерева товара выберите, например, Джинсы-Мужские и нажмите на кнопку Выбрать.

После этого Вам необходимо выбрать производителя. Далее требуется внести описание товара, размер, материал, пол и т.д. - все то, что Вы отметили при добавлении/редактировании вида товара, описанного выше.

Далее требуется установить артикул товара. Нажатием на кнопку Справочник можно выбрать артикул из существующих либо нажать на кнопку " ... " Создать артикул товара по кодам вида и производителя товара, рядом со Справочником. Программа автоматически присвоит товару артикул.

Следующее, что нам предстоит заполнить, это цена закупки товара. Если она нам известна, вводим в необходимое поле. Далее нам требуется указать наценку на товар в %. Если же мы поле Наценка % оставим пустым, а введем стоимость в поле Цена в розницу, тогда поле Наценка % заполнится автоматически. Если нам не известна цена закупки товара, требуется снять галочку напротив Закупка товара - все остальные поля пропадут и останется ввести только Цена в розницу и нажать на кнопку Записать.

Таким образом, Вы научились оприходовать новый товар. Более подробно по оприходованию товара здесь.

Печать штрих-кодов на товар производится при оприходовании товара на форме Документ - Приход товара или на форме Склад - Состояние склада.

Печать этикеток на товар на форме Приход товара производится по кнопке Печать этикеток и при выборе нужной функции из выпадающего меню. Этикетки печатаются для выделенного товара:

1а) При выборе функции Печать этикеток (количество в накладной) печатаются этикетки на все товары в количестве, указанном в приходе по товару.

1б) При выборе функции Печать этикеток с собственными штрих-кодами печатаются этикетки только для товара с номерами штрих-кода 290….

1в) При выборе функции Печать этикеток поштучно печатаются этикетки в количестве «1» на каждый товар

1г) При выборе функции Печать этикеток в заданном количестве открывается форма редактирования "Печать этикеток на товары".

Рис.1 (Версия программы 2020.2.0)

Кнопка Просмотр позволяет осуществить предварительный просмотр страницы перед печатью (Рис.1 (1)) .  

Кнопка Печать позволяет вывести этикетки на печать на принтер (Рис. 1 (2)).      

Кнопка Настройка позволяет выбрать шаблон для печати бирок (например, для обычного офисного принтера можно задать «печатать 40 бирок на листе») (Рис. 1 (3))

Можно изменить количество этикеток для печати в колонке Количество этикеток (Рис. 1 (4)). Для этого наведите курсор на нужную ячейку в колонке (Рис. 1 (5)) и дважды нажмите левую кнопку мыши. На клавиатуре нажмите клавишу Backspace для удаления записанного значения и укажите с помощью клавиатуры новое. Утвердите запись нажатием клавиши Enter).

Нажмите на кнопку Печать.

Печать этикеток для измененного товара производится на форме Склад - Состояние склада по кнопке Печать и при выборе нужной функции:

•Печать этикеток со скидкой на товар - печатаются бирки на товар, имеющий скидку

•Печать бирок на товары поштучно - печатаются бирки в количестве «1» на каждый товар.

•Печать бирок в количестве на складе - печатаются бирки соответственно в количестве, равном количеству товара на складе.

Выберите пункт меню Документ - Реализация. Документ реализации создается автоматически.

1) Перед вводом товара укажите, если нужно, клиента. Для этого, считайте сканером штрих-код дисконтной карты клиента. Выбор и ввод клиента для реализации, осуществляется кнопкой Выбор клиента (клавиши "Ctrl + K").

2) Список товара формируется считыванием штрих-кода товара. Если количество товара больше 1, то можно считывать штрих-код каждой единицы товара или кнопкой Изменить ("F3") вызвать форму Состав реализации и указать количество продаваемого товара в поле Количество.

3) Товар можно указать без сканера, выбирая его из списка на складе (кнопки Выбор товара со склада "F11" или Выбор товара со склада по видам товара "Ctrl + F11" ). В появившемся окне выберите нужный товар и нажмите кнопку Выбрать.

Также можно воспользоваться многострочным выбором товара со склада (CTRL + Q). Если выбрать один товар на складе и нажать сочетание клавиш (CTRL + Q), откроется окно Ввод количества товара в реализации (Рис. 1).

Рис. 1 (Версия программы 2020.2.3)

Если выделить несколько товаров и нажать сочетание клавиш (CTRL + Q), откроется окно (Рис. 2). в котором есть возможность указать в каком количестве будет добавлен товар в реализацию:

•По одной единице

•В количестве на складе

•Задать количество

Рис. 2 (Версия программы 2020.2.3)

После формирования списка товара для реализации, произведите оплату товара (кнопка Оплатить или клавиша "F6"). Появится окно Оплата (Рис. 2).

Рис. 2 (Версия программы 2020.2.3)

Клиент может оплачивать товар двумя способами:

А) Наличными. Тогда введите сумму оплаты в поле Получено и нажмите на кнопку ОПЛАТИТЬ. (В случае, если в поле Получено введена сумма большая, чем стоимость товара, тогда в поле Сдача, автоматически отобразится размер сдачи, которую продавец должен вернуть покупателю). Товар будет оплачен;

Б) Безналичным расчетом. Для этого в окне Оплата, поставьте галочку, левее надписи Безналичный расчет. Окно Оплата должно расшириться (Рис. 4) и в поле На расчетный счет, с помощью выпадающего меню, выберите Ваш расчетный счет, куда должны поступить деньги. Нажмите кнопку ОПЛАТИТЬ. Товар будет оплачен.

Рис. 4 (Версия программы 2020.2.3)

В) Кредит. Для этого в окне Оплата, поставьте галочку, левее надписи Безналичный расчет. Окно Оплата должно расшириться (Рис. 2) и в поле На расчетный счет, с помощью выпадающего меню, выберите Ваш расчетный счет, куда должны поступить деньги, затем установите переключатель Кредит. Из выпадающего списка Банк-плательщик (контроль платежа), выбрать банк, который будет оплачивать товар. Нажмите кнопку ОПЛАТИТЬ. Вносить оплаты можно в пункте меню Оплата - Финансовый документ - вкладка Контроль платежей по кредитам для покупателей.

Для возврата товара, зайдите в пункт меню Документ - Возврат. Возврат возможно сделать также из формы Реализация, для чего на этой форме нажмите кнопку Возврат в правом верхнем углу панели или клавишей "F12". Перед Вами откроется форма Возврат.

Примечание: Если в Настройках - Параметры - закладка Общие, установлен переключатель Связывать реализацию с продавцом, а в поле Регистрация продавца выбрано Для каждой реализации, то при возврате товара, продавцу вначале необходимо сканировать свой бейдж, либо ввести цифры штрих-кода вручную. Если же в поле Регистрация продавца выбран пункт При входе в программу, то все возвраты будут автоматически относиться к продавцу, который сканировал свой бейдж при входе в программу.

Для возврата по чеку, на форме Документ - Возврат, сканируйте штрих-код чека. В отобразившемся списке товаров укажите товар для возврата, для чего поставьте отметку (галочку) в поле левее товара. (другим способом – выделите товар и нажмите кнопку Выбрать (клавиша "Пробел")). Нажмите кнопку Возвратить товар (клавиша "Enter"). Затем на форме Возврат, нажмите кнопку Вернуть деньги ("F6") и в появившемся окне нажмите кнопку Деньги возвращены. Если нужно распечатать чек возврата, поставьте галочку левее надписи Печатать чек возврата.

Возврат без чека:

1) Для возврата по дисконтной карте, сначала создайте документ возврата (кнопка Создать возврат или клавиши "Ctrl + F4"). Для этого зайдите в пункт меню Документ - Возврат. Затем сканируйте штрих-код дисконтной карты. Появится запись клиента вверху панели. Для выбора товара, нажмите кнопку Выбрать из списка реализаций ("F11"). В открывшемся списке, выберите товар для возврата и возвратите деньги клиенту.

2) Для возврата товара от неучтенного в системе клиента  без чека, на форме Возврат создайте документ Возврат, кнопкой Создать возврат (клавиша "Ctrl+ F4"). Затем сканируйте штрих-код товара. Откроется форма Список реализаций, где укажите нужную реализацию товара. Другим способом, без сканирования штрих-кода с помощью кнопки Выбрать из списка реализаций ("F11") из списка реализованных товаров выберите товар для возврата. При этом в окне Список реализаций необходимо включить переключатель Показать продажи по не идентифицированным клиентам для отображения реализаций неучтенным клиентам. После выбора товара верните деньги клиенту (кнопка Вернуть деньги или клавиша "F6")

Иногда, хозяину магазина (-ов), необходимо списать товар, например, если у товара закончился срок годности, он по каким-то причинам вышел из строя, либо данный товар необходим владельцу магазина для собственных нужд. Режим списания предусмотрен в программе Торгсофт (Документ - Списание товара). При выборе данного пункта меню откроется окно Списание товара со склада.

Для создания нового документа списания, необходимо нажать на кнопку Новое списание. При этом, откроется окно Документ списание. Поля Период, Дата, Номер заполняются автоматически. При надобности, пользователь может поменять значения в этих полях. В поле Списание, с помощью выпадающего меню, либо создав нового контрагента, пользователь указывает, на кого или на что будет производиться списание товара. По умолчанию в выпадающем списке доступны два пункта Списание и Списание инвентаризации. Кроме того, поле Списание можно заполнить с помощью кнопки Справочник. По нажатию на данную кнопку, откроется форма Контрагент, в которой поле будет фиксировано, выбран Списание, а следовательно будут отображаться только те контрагенты, у которых указано в поле Категория - "Контрагент". После указания нужного контрагента, пользователь должен нажать на кнопку Выбрать, чтобы данный он занесся в поле Списание на форме Документ списание. В поле Со склада будет зафиксирован текущий объект учета, то есть тот объект учета с которого будет осуществляться списание товара. После заполнения всех полей, необходимо нажать на кнопку Записать.

Для добавления товара в акт списания, пользователь может сканировать товар, либо выбирать его вручную с помощью кнопки Выбор товара со склада. При сканировании, товар будет добавляться в акт списания в количестве одной штуки. При нажатии на кнопку Выбор товара со склада, откроется форма Состояние склада, где указав нужный товар, необходимо нажать на кнопку Выбрать, для его добавления в акт списания.

Примечание. Как только товар попал в документ, он уже считается списанным с объекта учета.

На форме Списание товара со склада в соответствующих колонках отображается информация о названии товара, его штрих-код и артикул, также отображается информация о количестве списываемого товара, его розничной цене, себестоимости, его сумме в денежном эквиваленте и его количестве, которое осталось на складе.

С помощью кнопки Выбрать существующий документ, есть возможность вызвать на редактирование тот или иной ранее созданный акт списания. По нажатию на кнопку, откроется форма Список расходов с фиксированным пунктом Списание в поле Вид. Указав нужный период, пользователь может указать нужную накладную и нажать на кнопку Выбрать, по центру внизу экрана.

С помощью кнопки Изменить параметры, можно изменить параметры созданного документа. Другими словами, переназначить направление данного акта списания.

С помощью кнопки Расчет себестоимости, можно пересчитать себестоимость товара добавленного в акт списания. Это необходимо, в частности, для того, чтобы товар списался по правильной себестоимости, так при списании товара он списывается со склада не по розничной или закупочной цене, а именно по себестоимости.

При нажатии на кнопку Изменить закупочную цену, откроется окно Закупочная цена товаров. В нем можно указать дату закупки данного товара, валюту в которой он закупается и цену закупки в соответствующих полях. При этом действии будет создана приходная накладная с нулевым количеством данного товара, которая не будет оказывать влияния на текущее состояние склада и ее не следует удалять. После заполнения всех необходимых полей, нужно нажать на кнопку Записать. Указанная закупочная цена товара будет изменена.

По нажатию на кнопку Печать, пользователь может распечатать два вида акта списания: по себестоимости или по розничным ценам.

По нажатию на кнопку Сохранить для загрузки в приход, пользователь может сохранить акт списания в файл, как по последней закупочной цене, так и по себестоимости. Другими словами, при загрузке данного файла в приходную накладную в поле Цена закупки проставится соответствующая цена товара, которая была указана при сохранении акта списания. Данное действие необходимо, если речь идет о работе нескольких магазинов связанных в одну торговую сеть, но у каждого из магазинов торговой сети свой владелец и прибыль рассчитывается не общая, а у каждого владельца своя, со своего магазина.

Часто при ведении учета и торговли на различных торговых точках (магазинах), пользователю необходимо делать внутренние перемещения товара с магазина на магазин. Это бывает необходимо, например, когда есть один общий склад, куда поступает товар и несколько магазинов, на которые товар привозят с основного склада после его оприходования, либо если на одном из магазинов какой-либо товар закончился, а на другом этого же товара в избытке. Для этого в программе предусмотрен режим внутренней передачи. Для создания такого документа необходимо зайти в пункт главного меню Документ - Внутренняя передача.    

Откроется окно Внутреннее перемещение. Для создания нового перемещения необходимо нажать на кнопку Новая передача. Откроется окно Внутренняя передача. В поле Получатель, необходимо выбрать с помощью выпадающего меню тот объект учета, на который нужно передать товар. В поле Отправитель будет указан текущий объект учета, то есть тот с которого товар будет перемещаться. Поля Период, Дата, Номер заполняются автоматически, по необходимости их можно изменить. После заполнения всех полей, необходимо нажать на кнопку Записать. При этом будет создана "шапка" накладной внутреннего перемещения, например, как на Рисунке 1.

Рис. 1

Для добавления товара в документ, пользователь может сканировать штрих-код на товаре, либо выбирать товар вручную. При сканировании штрих-кодов, товар в документ будет добавляться по одной единице. Для выбора товара вручную со склада, пользователь может использовать две кнопки Выбор со склада по видам товара или Выбор товара со склада. По нажатию на первую кнопку - откроется окно Остатки товара на складе, где товар будет отображаться по принадлежности к выбранной ветки дерева в левой части окна, кликнув по товару в правой части, пользователю нужно нажать на кнопку Выбрать для добавления товара на форму Внутреннее перемещение. По нажатию на вторую кнопку (Выбор товара со склада) - откроется окно Состояние склада. Выбрав и кликнув по нужному товару, пользователь должен нажать на кнопку Выбрать для добавления товара в документ внутреннего перемещения. Количество перемещаемого товара можно изменить, дважды кликнув по выбранному товару и в поле Количество - указать необходимое количество. В этом же окне, в соответствующем поле, пользователь может изменить цену продажи товара, которая будет применена к нему (товару) в магазине, на который поступает внутреннее перемещение.

Примечание. Как только товар попал в документ, он уже считается перемещенным с одного объекта учета на другой.

На форме Внутреннее перемещение в соответствующих колонках отображается информация о названии перемещаемого товара, штрих-код и артикул. Кроме того, отображается информация о количестве перемещаемого товара, его розничная и оптовая цена, цена со скидкой.

Для того чтобы выбрать ранее созданную накладную внутреннего перемещения, для ее редактирования существует кнопка Выбрать существующую передачу. По нажатию на кнопку, откроется форма Список расходов с фиксированным пунктом Внутренняя передача в поле Вид. Указав нужный период, пользователь может указать нужную накладную и нажать на кнопку Выбрать по центру внизу экрана

По нажатию на кнопку Печать накладной, есть возможность распечатать три вида накладных: Розничную накладную, Оптово-розничную и накладную с закупочной и розничной ценой.

По нажатию на кнопку Загрузить с терминала сбора данных, пользователь может загрузить список перемещаемого товара из терминала сбора данных.

По нажатию на кнопку Изменить цену - откроется окно Цена продажи для "объект учета" (Рис.2)

Рис. 2 (Версия программы 2020.6.5)

В поле Розничная цена будет указана текущая розничная цена на товар, которую при надобности, пользователь может изменить. Данная цена будет актуальна для объекта учета, куда передается товар. Кроме того, если снять галочку с переключателя На товар не распространяется скидка, то становится видимым поле % скидки на товар. В ней, пользователь указывает процент скидки, автоматически в поле Цена со скидкой рассчитается цена со скидкой. В поле Оптовая цена, можно указать оптовую цену на данный товар. Следует повториться, что данные цены будут актуальны только для объекта учета, куда передается товар. После заполнения всех нужных полей, необходимо нажать на кнопку Записать.

На форме Внутреннее перемещение, по нажатию на кнопку Печать этикеток, можно распечатать то количество этикеток, сколько единиц товара попало в данный документ.

Для учета клиентов фирмы, их данных, формирования персональных скидок с учетом политики фирмы, учета дней рождения детей, служит форма Маркетинг - Клиенты (Рис. 1).

Рис. 1 (Версия программы 2020.6.5)

На панели доступны следующие функции:

1) Фильтр VIP-клиенты. При включении фильтра отображаются только VIP-клиенты.

2) Фильтр Клиенты с фиксированной скидкой. При включении отображаются только клиенты, имеющие фиксированную скидку.

3) Фильтр Измененные клиенты. Отображаются клиенты, в карточке у которых производились изменения. Такие клиенты обозначены пиктограммой в колонке Наименование.

4) Добавление нового клиента, вызов формы редактирования Клиент.

5) Изменение данных клиента. Вызов формы редактирования Клиент для просмотра и внесения изменений в карточку клиента.

6) Фильтр по признаку выдачи карточки. Возможна фильтрация клиентов с выданными карточками или свободных карточек. При выборе значения «Все» отображается полный список введенных клиентов.

7) Перерасчет автоматических скидок. Используется, чтобы исключить ошибки расчета скидок.

8) Расчет снижения скидок клиентов за отсутствие покупок. В системе предусматривается автоматический пересчет скидок клиентам при входе в программу. Кнопка служит для ручного пересчета скидок клиентам.

9) Печать дисконтных карт для выделенных клиентов

10) Очистить дисконтную карту. При выполнении этого действия информация о текущем клиенте в списке удаляется и создается новая пустая запись с этим же штрих – кодом, который может быть повторно использован для другого клиента. Если у клиента были покупки или возвраты, эта информация будет обезличена. Если это действие выполняется на центральном компьютере торговой сети, то эта информация будет распространена по всем торговым точкам сети. Информацию по удаленному клиенту вернуть нельзя.

11) Отметить для передачи по каналу данных.

12) Фильтр по дате выдачи карточки. При наложении фильтра отображаются только те клиенты, даты выдачи дисконтных карт у которых соответствует указанному периоду.

13) Фильтр Блокированные дисконтные карты. При включении фильтра отображаются клиенты с блокированными дисконтными картами.

14) Сохранение в файл или открытие из файла списка клиентов.

15) Создание клиентов с …по… Удобно создание сразу большого числа клиентов. При этом, каждому клиенту автоматически присваивается уникальный штрих-код, который затем переносится на персональную дисконтную карточку клиента и по которому при реализации товара идентифицируется клиент. Штрих-коды создаются в порядке возрастания номеров, что удобно при выделении нужных клиентов для печати дисконтных карточек. При выдаче дисконтной карты изменяется наименование клиента, т.е. вводится фамилия, имя, отчество. Заносятся другие данные клиента.

16) Печать конверта для отсылки письма клиенту. Автоматически на печать выводятся адреса клиента и Вашей фирмы, как адрес отправителя. Для отображения адреса клиента необходимо, чтобы тот был внесен в карточку клиента. Адрес фирмы должен быть внесен в форме, вызываемой с панели Настройки - Торговая сеть.

17) Объединить клиента с другим. Применяется, если, например, были введены члены одной семьи, или же один клиент ошибочно был введен 2 раза.

В системе предусмотрена возможность объединения дисконтных карт клиентов. Такая необходимость возникает в случае, если, например, были выданы карты членам одной семьи, и скидка считалась на каждую карту отдельно. При объединении дисконтных карт, вся информация будет передана от указанного клиента к выбранному для объединения. Скидка будет пересчитана с учетом общей информации. Текущий клиент, который объединился с выбранным, будет удален из списка клиентов, вместо него появится свободная дисконтная карта с этим штрих-кодом.

Для объединения клиентов, выделите клиента, который будет объединен с другим и нажмите кнопку Объединить клиента с другим . Откроется окно Выбор клиента, в котором укажите клиента, на дисконтной карте которого будет отображаться общая информация после объединения. Нажмите кнопку Выбрать. Система запросит от вас подтверждение действия объединения. В случае согласия, нажмите кнопку Продолжить. Следует помнить, что отменить объединение клиентов после завершения действия невозможно.

При работе в сети магазинов, информация об объединении будет передаваться другим магазинам. Если объединение произвелось на центральном компьютере, то объединение передается по всем торговым точкам сети. Если объединение производилось на периферийной торговой точке, то информация будет передана только на центральный компьютер и будет действительна только для этой торговой точки на центральном компьютере. На остальные торговые точки это не будет распространено.

Объединение проводится по штрих-кодам, поэтому, если на центральном компьютере торговой сети будут объединены клиенты со штрих кодами 990000090008 и 990000090009, то на всех других компьютерах сети торговой сети будут объединены клиенты с этими же штрих-кодами, независимо от того, какие имена имеют эти клиенты. Предполагается, что клиенты имеют одинаковые штрих-коды в масштабах всей торговой сети.

18) Заменить дисконтную карту клиента. Происходит замена штрих-кода дисконтной карты клиента на штрих-код выбранной свободной карточки.

19) Отмена признака изменения. Удаляется признак изменения данных клиента и данные по клиенту не включаются в пакет для передачи по каналу данных.

20) Блокировка и разблокировка дисконтной карты. При блокировке нельзя сделать реализацию по дисконтной карте такого клиента, система выдаст сообщение, что клиент не найден.

21) Печать списка клиентов. По нажатию на кнопку, есть возможность распечатать список всех клиентов с такими полями: Имя клиента, Штрих-код, Процент скидки, Телефон, Город, Адрес, Электронный адрес.

В сформированном списке клиентов, левее фамилии клиента, отображается отметка в виде синего или красного шарика. Синий шарик означает, что у клиента накопительная скидка, а красный – что фиксированная. VIP-клиенты выделяются значком “VIP”.

Для всех необходимых финансовых операций (расчет с поставщиками, обмен валюты, поступления денег в кассу, текущие затраты и т.д.) используется Финансовый документ (Оплата - Финансовый документ).

Закладка Касса (Рис. 1) необходима для просмотра списка наличных операций. Она служит для формирования и учета документов оплат по кассам объектов учета.

Рис. 1 (Версия программы 2020.6.4)

Кратко опишем функции, которые доступны на данной форме.

Вверху окна располагаются разнообразные фильтры. Период, где указывается интересующий интервал времени. Вид документа (Приходный либо Расходный) будут отображены финансовые операции о поступлении денег в кассу или их выдача соответственно. Выбор кассовых операций, Контрагенты, Статья анализа, Касса, Торговая точка, Предприятие. Все эти фильтры необходимы для поиска конкретной финансовой операции.

1) Добавить (F4). Добавление записи нового документа оплат. Вызов формы редактирования Кассовый ордер для ввода данных документа

2) Копировать. Копирование документа, на котором стоит курсор.

3) Изменить. Вызов формы редактирования Кассовый ордер для внесения изменений в документ. Возможно только в случае, если открыт соответствующий кассовый день. Также, необходимо отменить оплату за товар, если речь идет о покупках товара.

4) Удалить. Удаление записи документа. Возможно только в случае, если открыт соответствующий кассовый день. Также необходимо отменить оплату за товар, если речь идет о покупках товара. Данное действие фиксируется в пункте меню Файл - Протокол действий пользователей,  где заносится следующая информация о документе: Тип документа, Номер, Дата, Сумма в национальной валюте, Краткое название национальной валюты (Например: Финансовый документ №46 от 05.10.2015 11:56:22 на сумму 100грн).

5) Отчет. Печать с экранной формы списка кассовых документов. По нажатию на кнопку открывается окно Настройка отчета, из которого по нажатию на кнопку Печать на принтере или создания документа Excel, есть возможность экспортировать данный отчет в документ Excel, либо распечатать документ напрямую без экспорта.

6) Инкассация. Осуществляется только по кассам объекта учета, указанного на главной форме. Под инкассацией понимается процесс изъятия денег хозяином из кассы. Инкассация уменьшает остаток денег в кассе на сумму, указанную при этом. Указываются дата, время, объект учета инкассации. Вносится сумма инкассации, указывается инкассатор. При необходимости, может быть зарегистрирован новый инкассатор при помощи кнопки Добавить. Также, в поле Сотрудник, из выпадающего списка можно выбрать сотрудника, который производит данную операцию. Это необходимо для того, чтобы хозяин магазина знал, какая именно "учетная запись" сделала данную операцию и кто финансово ответственный, с кого "спрашивать".

При создании инкассации, автоматически присваивается Статья финансового анализа - Внутренний оборот с возможностью ее редактирования.

7) Сдать выручку. Выручка обычно передается из выбранной кассы в кассу бухгалтерии или в офис.

8) Перевести на расчетный счет. Перевод денег из кассы на расчетный счет в банке. Внимание! Документ перевода после ввода - редактировать нельзя, т.к. по этому документу автоматически создается документ банка. При ошибочном вводе, необходимо документ удалить и ввести его заново.

9) Печать документа. Печать выбранного кассового ордера.

10) Отчет за день. Печать отчета по кассе за день. Печать возможна при указании соответствующей кассы в поле Касса, вверху панели.

11) Отметить для передачи. Установка отметки на документ для передачи его через пакеты данных.

12) Печать перечня документов с учетом наложенных фильтров. В отчете Кассовые операции переменные Сумма на начало периода и Сумма на конец периода отображаются только в том случае, если было задано значение фильтра Касса. Кроме того, данные переменные будут отображаться только в том случае, если были заданы Дата начала и Дата окончания периода соответственно. Также итоги по отчету и значение переменной Сумма на конец периода могут отсутствовать, если выборка содержит кассовые операции по разным валютам. Поэтому перед формированием отчета также следует задать значение фильтра Валюта.

13) Контроль чека инкассации. В вызванном окне необходимо сканировать штрих-код чека, после чего появится сообщение о документе инкассации.

14) Перевести сумму в другую кассу. Данная операция отличается от операции сдачи выручки тем, что указывается лицо, производящее перевод.

15) Список товара. Кнопка активна при позиционировании на документе оплаты реализации товара. Отображается товар реализации.

16) Изменить статью финансового анализа. По нажатию на данную кнопку, можно создать новую, либо отредактировать уже существующие статьи анализа. Необходимо для определения различных видов затрат и приходов денег в кассу.

17) Обмен валют. По нажатию на кнопку, есть возможность купить, либо продать валюту.

18) Предприятие. Создание нового, либо редактирования ранее созданного предприятия. Необходимо для связывания финансовых операций с тем или частным предпринимателем, в случае, когда речь идет о содружестве предпринимателей.

19) Проверка документа. По нажатию на кнопку можно отмечать проверенные документы. Выделите необходимый документ (или несколько документов) и нажмите на кнопку Проверка документа , после чего данные документы будут подсвечены зеленым цветов. Это значит, что документы проверены. При необходимости, можно отменить проверку. Для этого выделите проверенный документ и нажмите на кнопку Проверка документа (F7) , отобразится подтверждение с информацией о том кто и когда проверил данный документ. Для отмены проверки документа необходимо нажать "Да".

Во вкладке Журнал проверенные документы выделены зеленым цветом.

С помощью фильтра Состояние документа можно отобразить список проверенных, не проверенных документов или все документы. Действие фильтра распространяется на вкладки Касса, Расчетный счет и Журнал.

Также, в данном окне доступна вкладка Расчетный счет. Ряд фильтров и кнопок остается тем же, за исключением двух кнопок:

Принять деньги на р/сч. По нажатию на кнопку открывается окно Поступление на расчетный счет. В соответствующих полях необходимо указать информацию: о плательщике (список контрагентов), получатель (объект учета торговой сети) и расчетный счет, на который поступят деньги.

Создать платежное поручение. По нажатию на кнопку открывается окно Платежное поручение, в котором в соответствующих полях необходимо указать: расчетный счет плательщика, получателя (список контрагентов) и расчетный счет получателя.  

Также существует колонка Расчетный счет, в которой отображается информация о названии счета, по которому прошла та или иная финансовая операция.

На закладке Журнал - доступны все оплаты, которые проводились за определенный период с учетом всех фильтров.

Продавец может сдать выручку на форме Документ - Реализация по кнопке Сдать выручку .

1) В открывшемся окне Сдача выручки введите в поле Сумма нужную сумму для передачи.

2) В поле Из кассы по умолчанию указывается касса, в которой работает продавец.

3) В поле В кассу укажите кассу, в которую сдается выручка.

Обратите внимание на информационную строку Остаток в кассе. При вводе суммы для передачи в строке автоматически отображается остаток в кассе (для продавца эта информация может быть закрыта ролевым доступом).

После заполнения всех полей нажмите кнопку Записать. Будут созданы два финансовых документа - расходный и приходный. Расходный для продавца, а приходный для хозяина или главной кассы сети магазинов.