<< Click to Display Table of Contents >> Navigation:  Дополнительные функции > Удаление статистик закрытых периодов

Посмотреть видео по настройке опции можно по ссылке .

 

Данная функция избавляет программу от старых, ненужных документов, что в свою очередь увеличивает ее быстродействие. Косвенным результатом удаления статистики является то, что посторонние лица не смогут определить товарооборот за удаленные периоды.

Удаление статистик закрытых периодов удаляет все финансовые и складские документы в ранее закрытых периодах. В качестве отчетного периода в программе установлен календарный месяц. При этом, состояния взаиморасчетов с контрагентами (поставщиками, покупателями) остаются неизменными на конец последнего закрытого периода. Создаются начальные долги, которые отображают состояния взаиморасчетов с контрагентами. За последний день последнего закрытого периода, создаются приходные накладные, отображающие состояния складов на этот день. Накладные создаются в той валюте, в которой была последняя закупка товара.

Также сохраняются все суммы покупок клиентов и состояние касс.

После проведения этой процедуры, работа программы ускоряется.

В программе, данная функция доступна из формы Период (пункт главного меню Анализ - Период). Перед удалением периодов, необходимо закрыть необходимые месяцы с помощью кнопки Изменение состояния - пункт Закрыть период.

В случае, если за данный период, который Вы хотите закрыть, будут отрицательные остатки - программа сообщит об этом и сформирует отчет отрицательных товаров, который Вы сможете распечатать. На основании этого отчета, действия проводимые далее с отрицательным товаром остаются на усмотрение пользователя.

После того, как закрыли период (Рис. 1 (1)), можно приступать к удалению статистики закрытых периодов (Рис. 1 (2)).

Рис. 1 (Версия программы 2020.2.4)

 

Перед тем, как нажать на кнопку Удалить статистику закрытых периодов , необходимо узнать номер Вашей лицензии в пункте главного меню Помощь - О программе.... После нажатия на кнопку Удалить статистику закрытых периодов , программа спросит у Вас о том, находитесь ли Вы за компьютером, который является сервером или это клиент. Если Вы за серверным компьютером, то нажимаем Да (удаление статистик за клиентским компьютером - запрещено). В случае, если есть активные задания по автоматическому расчету себестоимости, будет отображено информационное сообщение с рекомендацией их деактивировать или продолжить удалении статистики. В следующем окне вводим номер лицензии. После ввода лицензии, программа предложит сделать архив базы данных для того, чтобы можно было "откатиться" назад, можно отклонить данное предложение. После сохранения, либо отказа от сохранения базы данных, продолжаем удаление статистики. После успешного удаления статистики, последний закрытый месяц не будет удален. Он необходим для того, чтобы начальные остатки брались с последнего дня закрытого периода, соответственно, последний месяц будет виден.

Программа не даст закрыть период, если предыдущий не был закрыт. Статистики удаляются по тот закрытый период на котором стоит курсор.

Если есть период в котором есть реализация, возврат по которой был произведен не в удаляемом периоде, то этот период не удалится.

 

При удалении статистик закрытых периодов, если меняются сводные налоговые накладные, имеющие в составе хотя бы один товары, связанный с удаляемым складским документом, то такие накладные удаляются полностью. Например, есть сводная налоговая накладная, созданная в январе 2018 года. В состав этой накладной входят товары из реализаций Июнь 2017, Август 2017 и Сентябрь 2017. При удалении любого из этих периодов, накладная будет удалена.

Обратите внимание, если будет произведено удаление статистик закрытых периодов, то журнал изменения документов и протокол изменений пользователей тоже будут очищены за удаляемый период.

Для товаров с серийными номерами создаются отдельные приходные накладные в той валюте, предприятии и поставщике, от которого поступал серийный номер. В приходы проставляется цена закупки конкретно этого серийного номера. Начальные приходы серийных номеров учтены в балансе с партнерами соответствующих поставщиков.

Добавлено удаление коллективных оповещений и уведомлений системы, которые были сделаны до последнего дня удаляемого периода.

При удалении статистик закрытых периодов удаляются курсы валют по последнюю дату удаляемого периода включительно, что препятствует просмотру ранее установленных курсов валют.

После удалении статистики, в колонке Год отобразится соответствующая пиктограмма , которая обозначает, что по данному периоду удалена статистика и запрещено повторное удаление статисти по таким периодам.

 

Из транзакции удаления статистик убрано физическое удаление таких данных: расшифровки по оплатам, оплаты, финансовые документы, складские документы, периоды. В транзакции вышеперечисленные данные помечаются определенным признаком, и уже после удаления транзакции происходит их физическое удаление. При этом, если процесс физического удаления будет прерван, то это не откатит весь процесс удаления. Такой период будет помечен признаком "Начато удаление документов". Если есть период с таким статусом, то удалить статистику по другому периоду будет невозможно. Для продолжения физического удаления документов на форме Период необходимо нажать действие Удалить физически документы после удаления статистик. Вышеперечисленные действия позволяют не отменять весь процесс удаления статистик при прерывании этого процесса по каким то причинам, если процесс удаления уже дошел до физической части, а также ускоряет процесс удаления.

 

После активации данной дополнительной функции в пункте меню Настройки - Параметры - Дополнительные функции становится доступным раздел Удаление статистики закрытых периодов (Рис. 2).

Рис. 2 (Версия программы 2020.2.4)

 

Данная вкладка содержит следующие настройки:

Переключатель Переносить товары с нулевым количеством при удалении статистик закрытых периодов. Если убрать галочку, то при удалении статистик закрытых периодов товар, который на дату удаления был в нулевом количестве не попадет в накладную начальных остатков, и его можно будет удалить из полного списка товаров и услуг.

Настройка Сохранять поставщика товара при удалении статистик закрытых периодов. Данная настройка позволяет сохранить поставщика товара, который был на складе на конец последнего дня удаления статистик. Работает только при следующих методах расчета себестоимости:

•по партиям поставки в разрезах центра учета;

•по партиям поставки с учетом внутренних передач.

Данная настройка особо важна для работы с Анализом продаж товара поставщика на реализации после удаления статистик. После удаления статистик, Анализ остатков товара на последнюю дату удаляемого периода должен совпадать с этими данными до удаления (кроме товаров, по которым были остатки в минус по какому-то центру учета на дату удаления).

Настройка Удалять документы при удалении статистик:

•По одному (по умолчанию) - влияет только на удаление расшифровок по оплатам. При этом удаление происходит медленнее, но во время удаления расшифровок по оплатам позволяет проводит продажи;

•Сразу все - удаляет одновременно все расшифровки по оплатам, одним запросом.

Остальные данные не удаляется по одному, т.к удаляются очень быстро, а удаление по одному приводит к существенному увеличению времени удаления.

Переключатель Подтверждать необходимость расчета движения товара после удаления статистик. Позволяет не запускать автоматический расчет движения товара после удаления статистик, так как этот процесс может занимать длительное время, если пользователь собирается после одного удаления статистик перейти сразу к следующему. Перерассчитывать движение товара необходимо после того, как мы удалим статистики по последнему периоду, до которого мы хотели удалить. Если переключатель включить, то после удаления статистик закрытых периодов, будет показан диалог подтверждения необходимости расчета движения товара. Необходим при ручном контроле процесса удаления.

Рекомендации при проведении удаления статистик закрытых периодов:

1. Перед удалением статистик нужно записать основные итоговые данные по текущей системе, такие как:

•Количество товара на всех складах;

•Сумма долга по балансу с партнерами для поставщиков и для покупателей (желательно по каждой валюте);

•Баланс по финансовым документам для касс и для расчетных счетов (желательно по каждой валюте);

•Общая сумма для расчета скидки и общая сумма текущих бонусов по клиентам (итогов нет, но получить их можно экспортом в Excel (Маркетинг - Клиенты - Отчет - Настройка экспорта данных))

2. Если после удаления статистик, эти показатели отличаются (более чем на одну единицу), то произошел сбой в данных и нужно обратиться в службу технической поддержки и восстановить базу данных из архива.