<< Click to Display Table of Contents >> Navigation:  Руководство администратора > Настройка прав доступа сотрудников

Настройка прав доступа сотрудников позволяет обеспечить защиту коммерческих данных и безопасность системы учета в магазине в целом.

В программе Торгсофт можно создавать и настраивать учетные записи пользователей. У каждого пользователя есть свой логин и пароль для входа в систему. Также у пользователей есть роли (права доступа к определенным функциям в программе).

Для настройки учетных записей пользователей выберите пункт главного меню Настройки – Пользователи. В открывшемся окне Пользователи на вкладке Пользователи (Рис.1) можно редактировать существующие или создавать новые учетные записи пользователей.

Для редактирования, выберите из списка существующую учетную запись и нажмите кнопку Изменить (Рис. 1 (1)).

Для создания новой учетной записи пользователя нажмите кнопку Добавить (Рис. 1 (1)).

Рис. 1 (Версия программы 2020.2.4)

 

В появившемся окне Пользователь, укажите полное имя пользователя (например, Продавец отдела игрушек) (Рис. 2 (1)).

Рис. 2 (Версия программы 2022.0.17)

 

В поле Текущий центр учета из выпадающего списка выберите центр учета, с которым будет работать этот пользователь (Рис. 2 (2)).

В поле ввода Регистрационное имя (англ) введите логин пользователя на английском языке без пробелов (например, seller) (Рис. 2 (3)) и нажимаем кнопку Создать (Рис. 2 (4)). Если произошла ошибка, нажмите Удалить. Затем повторно нажмите Создать. В появившемся окне введите пароль. Затем введите пароль еще раз для подтверждения. Учетная запись создана. Стоит отметить, что запрещено создавать пустые пароли Кнопка Проверить (Рис. 2 (5)) нужна для теста входа в программу под созданной учетной записью.

Пароль можно изменить (Рис. 2 (6)) или сохранить на съемный накопитель информации (Рис. 2 (7)) (например на флешку). Сохранение пароля на флешку избавит от необходимости вводить его с помощью клавиатуры. Нужно будет только кликнуть мышкой  на слове  «Пароль»  при входе в программу. Обратите внимание! Посторонние лица могут легко скопировать пароль с флешки. Рекомендуем не давать флешку с паролем посторонним людям.

Для удаления учетной записи пользователя нажмите кнопку Удалить (Рис. 2 (8)).

Переключатель Разрешен доступ к мобильному приложению (Рис. 2 (9)) открывает для пользователя доступ к программе через мобильные приложения. Пароль для доступа в мобильном приложении является паролем пользователя для входа в программу.

Поле ввода с выпадающим списком Контроль минимальной цены продажи (Рис. 2 (11)) позволяет избежать убыточных продаж товара. При продаже товара его цена может быть ниже себестоимости из-за акции, скидки клиента по карте, уценки и т.д. Для таких случаев предусмотрен ряд сценариев. Выберите из выпадающего списка нужный:

- Разрешено продавать ниже себестоимости;

- Продать по себестоимости + мин.тов.наценка (Рис. 3)

Рис. 3

 

Минимальная товарная наценка устанавливается индивидуально в пункте главного меню Настройки - Параметры на вкладке Товар и указывается в процентах (Рис. 4).

Рис. 4 (Версия программы 2020.2.4)

 

- Спросить о продаже ниже себестоимости. При продаже товара ниже его себестоимости программа выдаст сообщение с указанием цены продажи и себестоимости товара с учетом минимальной наценки (Рис. 5):

Рис. 5 (Версия программы 2020.2.4)

 

Можно установить цену для продаваемого товара вручную, продать по себестоимости с минимальной наценкой или продать ниже себестоимости.

- Разрешено продавать ниже учетной цены;

- Продать по учетной цене + мин.тов. наценка;

- Спросить о продаже ниже учетной цены.

Обратите внимание! Если в настройке Контроль минимальной цены продажи будет выбрано значение отличное от Разрешено продавать ниже себестоимости, то могут быть задержки при добавлении товара в Реализацию, т.к. происходят расчеты в зависимости от указанного значения в данной настройке у выбранного пользователя.

Описание Мастера настройки прав доступа см. здесь.

Далее из выпадающего списка выберите роль для пользователя (Рис. 2 (12)). Роль - это ограничение прав доступа к функциям и информации программы. В программе по умолчанию существует перечень ролей. Например, продавец, бухгалтер и т.д. Каждая роль имеет свой  уровень доступа к данным в программе. У разных пользователей может быть одна и та же роль. Например, у пользователя Продавец отдела детской одежды и пользователя Продавец отдела игрушек права доступа ограничены ролью Продавец. Подробнее см. Настройку ролей

Переключатель Без ролевых ограничений нужно устанавливать для хозяина или администратора (Рис.2 (13)).

Можно дополнительно расширять или ограничивать права доступа пользователя с помощью ряда переключателей (продемонстрируем на примере пользователя Продавец отдела игрушек).

1) Разрешено редактирование Видов товара (например, отсутствие разрешения на редактирование Видов товара не позволит пользователю Продавец отдела игрушек по незнанию или невнимательности сделать ошибки, которые повлекли бы за собой неточности в учете);

2) Разрешено переключение Объектов учета (например, отсутствие разрешения на переключение между объектами учета не позволит пользователю Продавец отдела игрушек по невнимательности продать товар не со своего магазина);

3) Разрешен просмотр итоговых данных (например, запрет на просмотр итоговых данных, закроет информацию о количестве товаров на складе, их сумме и т.д. для  пользователя Продавец отдела игрушек).

4) Разрешено видеть закупочные цены (например, пользователю Продавец отдела игрушек не нужно видеть закупочные цены);

5) Разрешено видеть состояние склада на дату. Настройка действует только в том случае, если включена настройка Ограничить доступ к центрам учета. В противном случае просмотр состояния склада доступен для всех центров учета. Настройка применяется для форм Состояние склада, Анализ состояния на складах, Склад по видам товара, Наличие товара на складах торговой сети, Наличие размеров модели в торговой сети.

Доступно три варианта настройки:

•Запрещено по всем - просмотр состояния склада доступен для всех центров учета, доступных пользователю. При этом на форме Состояние склада недоступен переключатель Все склады, а на форме Склад по видам товара недоступен фильтр по центрам учета. На всех остальных формах в списке выбора центров учета будут доступны к выбору только доступные пользователю центры учета;

•Разрешено по всем - просмотр состояния склада доступен для всех центров учета. При этом на форме Состояние склада будет доступен переключатель Все склады, на форме Склад по видам товара будет доступен фильтр по центрам учета. На всех остальных формах в списке выбора центров учета будут доступны к выбору все центры учета;

•Разрешено по выбранным - просмотр состояния склада доступен для всех центров учета, доступных пользователю, и дополнительно для выбранных центров учета. При этом на форме Состояние склада будет доступен переключатель Все склады, на форме Склад по видам товара будет доступен фильтр по центрам учета. На всех остальных формах в списке выбора центров учета будут доступны к выбору центры учета, для которых разрешен просмотр состояния склада. Запретить просмотр состояния склада для центра учета, доступного пользователю, нельзя.

Если настройка  настройка Ограничить доступ к центрам учета выключена, то выбрать вариант Разрешено по выбранным будет невозможно.

 

6) Разрешено видеть состояние по складам - возможность указать какие именно склады доступны пользователю для просмотра. Список складов, доступных для просмотра, в любом случае будет содержать центры учета доступные пользователю (их исключить нельзя, они в списке будут выделены красным цветом). Данная настройка распространяется на следующие режимы (во всех этих режимах можно выбрать центр учета, включенный в список доступных для просмотра):

•Состояние склада;

•Наличие товара на складах торговой сети;

•Склад по видам товара;

•Анализ состояния на складах.

7) Разрешено изменять цену по прайсу в реализации (нужно запретить пользователю Продавец отдела игрушек менять цену по прайсу в реализации. Это не даст ему возможность менять установленную цену на свою и забирать разницу себе);

8) Разрешено изменять цену продажи в реализации (нужно запретить пользователю Продавец отдела игрушек менять цену продажи в реализации. Это не даст ему возможность менять установленную цену на свою и забирать разницу себе);

9) Разрешено видеть кол-во тов. центрального склада. Влияет на доступность пункта меню "Отчеты" для режима Наличие товаров на складах торговой сети и на видимость колонки Количество на центральном складе в режиме Заказ торговой точки на склад (для указания главного центра учета выберите пункт главного меню "Настройки" - "Параметры". На вкладке "Торговая сеть" из выпадающего списка выберите Центральный объект учета);

10) Разрешено видеть оптовые цены (только для "Наличие товаров на складах торговой сети" и "Склад по видам товара");

11) Ограничить доступ к клиентам по регионам (переключатель нужно использовать для большой торговой сети с магазинами в разных регионах. Включение переключателя не позволит пользователю из одного региона видеть клиентов торговой сети в других регионах. Для выбора доступных пользователю регионов нажмите кнопку Установить доступные регионы для пользователя (Рис. 2 (14)). В открывшемся окне выберите нужные регионы), затем нажмите на кнопку Выбрать и Записать (Рис. 6);

Рис. 6 (Версия программы 2020.2.4)

 

12) Ограничить доступ к центрам учета (переключатель нужно использовать для большой торговой сети с магазинами в разных регионах. Включение переключателя не позволит пользователю из одного региона иметь доступ к магазинам в других регионах, где может быть другая ценовая политика и т.д. Для выбора доступных пользователю магазинов нажмите кнопку Установить доступные центры учета для пользователя (Рис. 2 (15)). В открывшемся окне выберите нужные центры учета). Порядок выбора доступа изображен на (Рис. 6);

Ограничение пользователя по центрам учета действует и на режим Расчет зарплаты. Подробнее см. здесь.

13) Ограничить доступ к расчетным счетам (использование переключателя не позволит пользователю видеть сумму денег на расчетном счете другого магазина, исключит возможность случайно отправить оплату на счет другого магазина. Для выбора доступных пользователю расчетных счетов нажмите кнопку Установить доступные расчетные счета для пользователя (см. Рис. 2 (16)). В появившемся окне выберите нужные счета). Порядок выбора доступа изображен на (Рис. 6);

14) Ограничить доступ к видам товара (Рис. 2 (17)) - в открывшемся окне можно отметить доступные виды товара для пользователя, которые он будет видеть. Порядок выбора доступа изображен на (Рис. 6).

15) Ограничить доступ к кассам (Рис. 2 (18)) - в открывшемся окне можно отметить доступные кассы для пользователя, которые он будет видеть. Порядок выбора доступа аналогичен пунктам, описанным выше. Для удобства на форму выбора касс добавлен Фильтр по центру учета.

16) Ограничить доступ к статьям анализа (Рис. 2 (19)) - в открывшемся окне можно отметить доступные статьи финансового анализа для пользователя. Порядок выбора доступа изображен на (Рис. 7).

Рис. 7 (Версия программы 2020.2.4)

 

Отмечаем доступные пользователю статьи анализа на выбор (Рис. 7.(1)), Выбрать все (Рис. 7(2)), выбрать Только затраты (автоматически будут отмечены только затраты) (Рис. 7(3)).

17) Ограничить доступ к центрам учета получателя внутренней передачи (Рис. 2 (22)). Если настройка активирована, то при создании внутренней передачи, в качестве получателя можно указать только выбранные центры учета. Также данная настройка распространяется на выбор центров учета для распределения товара между доступными пользователю центрами учета. Например, пользователю доступны центры учета Магазин 1 и Магазин 2. Если доступ к центру учета получателя внутренней передачи ограничен только центром учета Магазин 2, то товар с центра учета Магазин 2 нельзя распределить на центр учета Магазин 1. Если установлен переключатель Ограничить доступ к центрам учета получателя внутренней передачи, но не выбран ни один центр учета, то считается, что нет доступных для пользователя центров учета - получателей внутренней передачи. В этом случае невозможно будет распределять товар или сделать внутреннюю передачу.

18) Использовать ограничение доступа к центрам учета для баланса с партнерами (Рис. 2 (23)). При выключенной настройке на форме Баланс с партнерами и Карточка взаиморасчетов список фильтра Центр учета содержит все центры учета. Соответственно, если центр учета не указан, то информация отображается по всем центрам учета. Если настройка включена - доступны только те центры учета, к которым у пользователя есть доступ (Рис. 2 (15)). Стоит отметить, что в карточке взаиморасчетов не используется ограничение на доступ к кассам и расчетным счетам для ограниченного пользователя. Независимо от того, есть у пользователя ограничения на доступ к кассам / расчетным счетам или нет, баланс будет рассчитан по всем кассам / расчетным счетам.

Список документов в карточке взаиморасчетов будет содержать только документы доступных пользователю центров учета (если не указан конкретный центр учета).

19) Печатать чек для кладовщика (используется в строительных магазинах для указания комментариев к товарам (например, было куплено 10 труб и их необходимо разрезать 2 трубы по 1 м)). Чек для кладовщика печатается после стандартного чека оплаты товара. Для печати чека поставьте  галочку (Рис. 2 (21)) и проверьте Настройки печати чека (Настройки-Параметры-Чек). Для того, чтобы печатался Чек для кладовщика необходимо выбрать принтер (Нефискальный чек (Рис. 8(3)).

Рис. 8 (Версия программы 2020.2.4)

 

20) Ограничить доступ к предприятиям (Рис. 2 (24)) - в открывшемся окне можно отметить доступные предприятия для пользователя. Если у пользователя установлены ограничения по предприятиям, то во всех выпадающих списках по предприятиям, будут отображаться только доступные пользователю предприятия. В большинстве отчетов и анализов исключены складские и финансовые документы, которые относятся к запрещенным пользователю предприятиям. Документы без предприятия доступны без ограничения.

Список режимов, где не добавлено ограничение доступа по предприятию:

▪Склад - Оборотные ведомости

▪Отчет - Отчет за период по отделам

▪Отчет - Товарный отчет за период по центру учета

▪Отчет - Товарная прибыль по дням за период

▪Отчет - Сравнительный отчет по месяцам

▪Отчет - Отчет по кассе

▪Отчет - Обобщенный отчет за день

▪Отчет - Валовые доходы за период

▪Отчет - Выписка за период

▪Анализ - Анализ продаж товара поставщика на реализации

▪Анализ - Анализ прибыльности приходной накладной

▪Анализ - Анализ залежавшегося товара

▪Анализ - Анализ стоимости бизнеса

▪Анализ - Анализ остатков по видам товара

▪Анализ - Анализ интенсивности продаж товара

▪Анализ - ABC и XYZ анализ

 

Обратите внимание! Ограничение по предприятиям не распространяется на расчет долга по контрагенту (не баланс с партнером, а когда считается отдельно, например, в реализации информационная панель о клиенте) и его текущую сумму бонусов (как в целом, так и по торговой сети).

 

На форме Пользователи ведется Журнал регистрации рабочего времени (Рис. 9).

Рис. 9 (Версия программы 2020.2.4)

 

В нем регистрируется время прихода и ухода сотрудников.

Можно выбрать способ ведения учета рабочего времени (Рис. 2 (10)):

- по бейджу (факт начала или окончания работы сотрудника, который закреплен за данной ролью, будет зарегистрирован программой только после сканирования бейджа).

- по использованию программы (факт начала работы будет зафиксирован при входе в программу. Окончание работы фиксируется при выходе из программы).

При этом, в шапке программы будет отображаться имя сотрудника, который вошел в программу под этой ролью.

Эта настройка влияет на пользователей, которые не являются продавцами (например, менеджеры, товароведы и т.д.). Регистрация рабочего времени продавцов настраивается через пункт главного меню Настройки – Параметры – на вкладке Общее (Рис. 10 (1) и (2)).

Обратите внимание! Учет времени влияет на возможность выбора сотрудника в режиме Торговля с выпиской счета.

Рис. 10 (Версия программы 2020.2.4)

 

Для создания ярлыка на рабочем столе, нажмем кнопку Ярлык (Рис. 2 (20)). Программа предложит вводить пароль автоматически при использовании этого ярлыка (Рис. 11).

Рис. 11 (Версия программы 2020.2.4)

 

Для автоматического ввода пароля нажмите Да. Для ввода пароля вручную нажмите Нет. В появившемся окне выберите место для создания ярлыка (например, рабочий стол).

Нажмите Записать . Новая учетная запись пользователя создана и ярлык для нее появился на рабочем столе.

 

Вкладка Получаемые уведомления (Рис. 12) служит для настройки типов уведомлений, которые будут отображаться пользователю на главной форме. Например, ошибка при создании облачного архива, ошибки обновления статусов почтовых сервисов (Новая почта или Укрпочта), ошибки синхронизации с интернет-магазином по таймеру, Prom.ua и т.д.

Рис. 12 (Версия программы 2020.2.4)

 

Для пользователя Хозяин по умолчанию добавлены все типы уведомлений, для других пользователей типы уведомлений необходимо добавлять вручную по нажатию на кнопку Добавить .

 

После настройки уведомлений, пользователю будут поступать уведомлений на главной форме программы (Рис. 13).

Рис. 13 (Версия программы 2020.2.4)

 

По нажатию на иконку Уведомления (Рис. 13), откроется список Уведомлений для пользователя.

Также список полученных уведомлений можно просмотреть во вкладке Уведомления (Рис. 14), а также в пункте меню Файл - Уведомления.

Рис. 14 (Версия программы 2020.2.4)