Счет

<< Click to Display Table of Contents >>

Navigation:  Пункты меню программы > Документ > Торговля с выпиской счета >

Счет

Previous pageReturn to chapter overviewNext page
Show/Hide Hidden Text

Программа Торгсофт позволяет выписывать счета для клиентов.
 

Создание счета

Создавать счет в программе Торгсофт можно несколькими способами:

1) На основе существующего коммерческого предложения (подробнее см. Создание счета на основе коммерческого предложения). Особенность: в окне "Счет", некоторые поля заполняются автоматически, исходя из информации коммерческого предложения. При необходимости, информацию в них можно менять. Также в такой счет автоматически добавляются товары (услуги) коммерческого предложения. При необходимости, можно их удалять, менять или добавлять другие товары (услуги).

2) На вкладке "Счет" (форма "Торговля с выпиской счета") нажать кнопку Добавить кнопка Добавить.bmp. Особенность: в появившемся окне "Счет", большинство полей не заполнено. Пример заполнения окна "Счет" см. Создание счета на основе коммерческого предложения. Если активирована дополнительная функция Расчет зарплаты, то создаваемая расходная накладная привязывается к бригаде, которая состоит из сотрудника, создавшего счет и сотруднику, создавшему счет.

Стоит отметить, что при создании счета, учитывается Вид торговли, Центра учета, а также Вид торговли клиента (Маркетинг - Клиенты - открываем на редактирование интересующего клиента - вкладка Общие - поле Вид торговли, который может быть: Розница, Опт, Оптом и в розницу). При изменении клиента, вид торговли в счете может меняться, если у клиента однозначно установлен вид торговли (Опт, либо Розница). Если было произведено изменение вида торговли, то об этом будет сообщать мигающее сообщение "Вид торговли".

Созданный счет появляется в списке на вкладке Счет. Бордовым цветом - выделены неоплаченные счета. Синим цветом - выделены частично оплаченные счета. Зеленым цветом - выделены полностью оплаченные счета. Переплаченный счет - выделен черным цветом.

Счета могут быть отмечены пиктограммами:

иконка Дата доставки -  в счете указана дата доставки товара;

иконка НП - наложенный платеж;

иконка Машинка отправлено - в расходной накладной установлен статус доставки - Отправлен;

иконка Машинка доставлено - в расходной накладной установлен статус доставки - Доставлен;

иконка Счет отправлен повторно - счет выставлен повторно;

иконка Реализация - по счету создана расходная накладная;

иконка Частичная оплата - счет частично оплачен;

иконка Оплата - счет полностью оплачен;

иконка Переплачен счет -  переплаченный счет;

  кнопка Отвязать оплату - возврат предоплаты;

иконка Отсрочена оплата - оплата по счету отсрочена;

иконка Счет отменен - счет отменен;

- счет получен клиентом;

иконка Скоро будет оплачен - счет скоро будет оплачен;

иконка Отказ клиента - клиент отказывается платить по счету;

иконка Прочее (контакт)- по счету есть контакт с клиентом из категории "Прочее";

иконка Готов к отгрузке - товар счета готов к отгрузке;

иконка Сообщения - клиенту отправлено сообщение по счету;

кнопка Возврат - возврат товара в счете;

          Требуется отправка документов - требуется отправка документов;

          Документы отправлены - документы отправлены;

            Обратные документы получены- обратные документы получены.

 

Для удобства просмотра информации на вкладке Счет существует ряд фильтров:

1) Состояние счета

- Создана расходная накладная (отображаются только счета с созданными по ним расходными накладными);

- Не создана расходная накладная (отображаются только счета, по которым не была создана расходная накладная);

- Есть дата доставки (отображаются только счета с указанной датой доставки товара).

2) Состояние оплаты

- Неоплаченные (отображаются только неоплаченные счета);

- Частично оплаченные (отображаются только частично оплаченные счета);

- Полностью оплаченные (отображаются только полностью оплаченные счета);

- Неоплаченные или частично оплаченные (отображаются только неоплаченные или частично оплаченные счета);

- Переплаченные (отображаются только переплаченные счета).

3) Состояние контакта по счету

- Отправлен счет;

- Получен клиентом;

- Отправлен повторно;

- Перевыставлен;

- Отказ клиента;

- Скоро будет получен;

- Оплата будет отсрочена;

- Отменен;

- Прочее;

- Готов к отгрузке;

- Отправлено сообщение.

4) Действителен до (в этом фильтре можно задать период времени действия счета. Отображаются счета, срок действия которых удовлетворяет заданному периоду времени).

5) Дата доставки (в этом фильтре можно задать период времени доставки товара счета. Отображаются счета, дата доставки товара которых, удовлетворяет заданному периоду времени)

6)  Состояние доставки:

 - Отправлен;

 - Доставлен;

 - Не доставлен.

7)  Форма оплаты:

 - Без наложенного платежа;

 - С наложенным платежом.
Также на вкладке Счет, можно сортировать информацию:

- по Дате создания счета

- по Номеру счета

- по Получателю счета
- по сроку действия (Действителен до)

- по Дате доставки
- по Сумме счета
- по № заказа

 

3) Создать новый счет на основе существующего. Для этого, необходимо выбрать нужный счет и нажать кнопку Копировать кнопка Копировать.

 

По нажатию на кнопку Карточка клиента кнопка Карточка клиента, откроется карточка выделенного клиента.

 

Добавление товара в счет

Далее, необходимо добавить товар (услугу) в счет на вкладке Товар счета.

В данном окне есть возможность сортировки товаров по:

Названию товара

Количеству

Цене

Сумме

Проценту скидки

В порядке ввода (прямой)

Артикулу

 

Товар в счет добавляется аналогично добавлению товара (услуги) в коммерческое предложение с помощью кнопок Добавить кнопка Добавить.bmp, Сканировать штрих-код товара кнопка Сканировать ШК товара, Загрузить товары из терминала сбора данных кнопка Терминал сбора данных, Импорт из Excel кнопка Импорт из Excel, Ввод размерного ряда кнопка Размерный ряд.bmp (подробнее см. Добавление товара (услуги) в коммерческое предложение), Выбрать шаблон кнопка Выбор шаблона, Выбрать товар со склада кнопка Состояние склада, Выбрать товар со склада по видам товара кнопка По видам товара. Стоит отметить, если добавляется товар с серийным номером и в программе ведется Строгий гарантийный учет по выбранному товару, то следует ввести его, нажав на кнопку Серийные номера товара кнопка Серийные номера, где по нажатию на кнопку Добавить кнопка Добавить.bmp введите серийный номер. (посмотреть серийный номер товара можно в Склад - Состояние склада - выбираем товар, по которому ведется гарантийный учет и нажимаем кнопку Движение товара кнопка Движение товара - Серийные номера товара на складе кнопка Серийные номера)

ТВС - Полный список товаров и услуг - Услуги

Рис. 1 (Версия проекта 2020.2.0)

 

По нажатию на кнопку Выбрать услугу кнопка Услуга, откроется окно Полного списка товаров и услуг (Рис. 1), где можно выбрать услугу обычным для Вас способом или по нажатию на сочетание клавиш (CTRL + 1) - добавится выделенный товар в количестве 1 шт. и будет отображено окно (аналогично в Состоянии склада) Выбранный товар (Рис. 2), где будет отображаться товар, добавленный таким путем.

Выбранный товар - услуги

Рис. 2 (Версия проекта 2020.2.0)

 

Также, можно воспользоваться сочетанием клавиш (CTRL + Q) - откроется дополнительное окно, где потребуется указать количество выделенного товара (Рис. 3), если выделено несколько товаров, откроется окно (Рис. 4). После указания количества и нажатия на кнопку Продать, товар попадет в окно Выбранный товар (Рис. 2).

Ввод количества товара - услуга

Рис. 3 (Версия проекта 2020.2.0)

 

ТВС - Добавление товара

Рис. 4 (Версия проекта 2020.2.0)

 

По нажатию на кнопку Выбрать шаблон кнопка Выбор шаблона, откроется окно Шаблоны комплектаций для выбора необходимого шаблона и добавления в коммерческое предложение состав товара выбранного шаблона.

Если в Счете добавлен Автоматический комплект икнонка Автоматический комплект, а его не достаточно на складе, то при создании расходной накладной, комплект собирается автоматически в количестве недостающем на складе.

Стоит отметить, что если в настройках программы установлено Предупредить о недостатке товара на складе (Настройки - Параметры - Учет), а товаров для сборки комплекта недостаточно на складе, появится предупреждение о том, что на складе не хватает товара для сборки автокомплекта.

А в случае, если в настройках программы установлено Запретить продажу в минус (Настройки - Параметры - Учет), а товаров для сборки комплекта недостаточно на складе, комплектация выполнена не будет.

При вызове формы редактирования товара в расходной накладной (по нажатию на кнопку Изменить кнопка Изменить), изменять количество автокомплекта запрещено (Рис. 5).

Товар в счете автокомплект

Рис. 5 (Версия проекта 2020.2.0)

При добавлении автокомплекта в расходную накладную из состояния склада (по нажатию на кнопку Выбрать товар со склада кнопка Состояние склада), комплект автоматически собирается. При этом форма редактирования товара расходной накладной (Рис. 5) не появляется, а товар в расходной накладной просто увеличивается на 1.

В случае, если удалить расходную накладную с автокомплектом или удалить автокомплект в расходной накладной, то этот комплект автоматически разбирается, если он был автоматически собран.

Также на вкладке Товар счета, есть возможность Проверить товары счета кнопка Проверить товары в счете. Эта функция полезна для кладовщиков. Например, менеджер выписывает счет и кладовщик по этому счету выполняет сборку товаров/услуг. Далее, он проверяет соответствие собранных товаров/услуг и указанных в счете товаров/услуг. Для этого, кладовщик нажимает кнопку Проверить товары счета кнопка Проверить товары в счете. В появившемся окне он сканирует штрих-код товара/услуги или вводит его артикул. При несовпадении наличного товара и заявленного в счете - программа выдаст сообщение Товар/услуга со штрих-кодом/Арт.... не найдена. Для быстрого ввода количества товара, необходимо нажать кнопку Запрашивать количество.

Сканирование товара - Проверка товара

Рис. 6 (Версия программы (2020.2.0)

 

Можно задать в программе разрешение на выписку расходных накладных по всем счетам или только по проверенным счетам. Для этого необходимо выбрать пункт главного меню Настройки - Параметры - вкладка Учет. В поле Выписывать накладные по счету, необходимо выбрать из выпадающего списка действие:

- Без ограничений (выписывать расходные накладные можно по всем счетам)

- Только по проверенным счетам (выписывать расходные накладные можно только по проверенным счетам);

- Предупреждать, если счет не проверен (при попытке выписать расходную накладную по не проверенному счету, программа выдаст уведомление о том, что счет не проверен).  

Программа позволяет применять промоакцию Приведи друга при создании  счета. Для предоставления клиенту бонусов и его другу скидки в Торговле с выпиской счета, необходимо нажать кнопку Сканировать управляющий штрих-код кнопка Сканировать управл. ШК (подробнее см. Промоакция "Приведи друга").

Также, возможно резервирование товара - перемещение товара с центра учета на склад резерва (склад внутреннего хранения).

Резервирование товара счета

Есть возможность зарезервировать как все товары в счете, так и отдельные товары.

Резервирование товара может быть необходимо в тех случаях, когда одновременно в одной базе данных работают несколько менеджеров, которые выписывают счета. В такой ситуации, один и тот же товар может быть предназначен для двух покупателей. Например, двум различным покупателям выписали счет на 5 одинаковых мониторов. Два покупателя свои счета на покупку оплатили в один день. Мы им должны отгрузить 10 одинаковых мониторов, но в момент создания счета и на момент оплаты, их на складе 5 штук. В итоге, мы должны в срочном порядке дозаказывать у поставщиков еще 5 мониторов, чтобы в срок отправить заказ.

Резерв содержит товары, находящиеся в резерве, либо находившиеся в резерве ранее.

Пользователь который создает счет, может зарезервировать товар, если он знает, что данный товар заканчивается на складе и его нельзя больше никому продавать и на него выписать счет. Другой пользователь, при попытке выписать счет на этот товар, будет видеть, что его нет на складе и он в резерве и своевременно сделает заказ необходимого товара у поставщика.

Для резервирования товара нажмите кнопку Зарезервировать товар кнопка Зарезервировать товар, после чего откроется окно, в котором можно указать дату, до которого числа будет зарезервирован товар и нажать Зарезервировать (Рис. 7).

Резервирование товара

Рис. 7 (Версия программы (2020.2.0)

 

После чего зарезервированные товары попадают на вкладку Резерв. Для того, чтобы снять товар с резерва, нажмите кнопку Снять товар с резерва кнопка Снять товар с резерва.

При резервировании товара, выполняется  внутреннее перемещение с центра учета на склад временного хранения этого центра учета. Если товаров недостаточно, по подтверждению количества в наличии, перемещается недостающее количество, заносится в Список товаров, ожидающих резервирования (вкладка Резерв товара).

При снятии с резерва товара, выполняются обратные внутренние перемещения со склада временного хранения на центр учета.

 

Для того, чтобы распечатать счет воспользуйтесь кнопкой Печать счета - Напечатать счет. Для того, чтобы в счете отображались фото товара, необходимо предварительно настроить шаблон и поставить галочку в Печать счета - Настройка печати и отправки счета - Печать фотографии товара.

 

Стоит отметить, что в таблице Счет есть колонка Планируемая прибыль. Планируемая прибыль рассчитывается по формуле = фактическая цена - текущая себестоимость товара - затраты по счету. После создания расходной накладной данные в колонке Планируемая прибыль не изменяются. В поле итогов отображается итог по данной колонке.

 

hmtoggle_plus1        Настройки шаблона - расшифровка переменных:

 

Для сортировки товаров по Артикулу, Названию товара в печатной форме, необходимо произвести настройку шаблона Печать счета - Настройка отправки и печати счета (Рис. 18) установить переключатель Метода сортировки товаров напротив соответствующей записи - Артикул, Название товара.

ТВС - Настройка печати счета

Рис. 18 (Версия программы 2020.2.0)

 

Вкладка Контакты счета предназначена для ведения записей всех контактов по текущему счету. Например, был создан счет и отправлен клиенту. Менеджер позвонил клиенту и убедился в том, что счет получен клиентом. На вкладке Контакты счета менеджер записывает информацию о контакте с клиентом.  Контакты создаются аналогично режиму Коммерческое предложение. Подробнее см. здесь.

При создании контакта по счету с категорией Отказ клиента или Отмена выполняется проверка на наличие для счета зарезервированных товаров. Если такие товары имеются, то будет выдано предупреждение, что после создания контакта товары будут сняты с резерва.

 

После того, как создали счет и добавили товар к счету, есть возможность создать расходную накладную по нажатию на соответствующую кнопку иконка Реализация. В этом случае откроется окно подтверждения (Рис. 19), что товар будет снят со склада.

ТВС - создание расходной накладной

Рис. 19 (Версия программы 2020.2.0)

 

По нажатию на кнопку Да, откроется еще одно окно в котором можно указать информацию о накладной (Рис. 20).

ТВС - создание накладной

Рис. 20 (Версия программы 2020.2.0)

 

В окне Накладная указываются следующие параметры:

Номер счета

Дата счета

Предприятие

Номер накладной

Дата накладной

Через кого - указывается посредник (если есть)

Оплатить до

Карточка клиента - открывается окно карточки клиента

Переключатель Под реализацию - может быть фильтром по перечню расходных накладных в списке расходных накладных и в карточке взаиморасчетов.

Сверка накладной:

Дата сверки - отображается дата сверки накладной;

Сверил - имя пользователя, который установил документу признак Сверено.

Стоит отметить, чтобы отметить сверенный документ, на форме Торговля с выпиской счета на вкладке Расходная накладная доступна группа действий Сверка кнопка Сверка (Сверено/Отменить сверку). С помощью фильтра Сверка можно отобразить список сверенных/не сверенных накладных. Сверенный накладные помечаются соответствующей пиктограммой в колонке Получатель.

Доверенность:

Доверенность №

Дата доверенности

Действительна от

Действительна до

Переключатель Отправлять сообщение - если установлен переключатель, то необходимо выбрать когда отправлять сообщение:

После создания накладной - сообщение отправляется после создания накладной;

После заполнения номера декларации - отправляется при сохранении накладной, если есть номера декларации (вкладка Состояние доставки, окно Накладная).

А также способ отправки:

Автоматически

Запрашивать подтверждение

Сообщение для накладной отправляется один раз. Повторно отправить можно только в ручном режиме.

Указать Комментарий в соответствующее поле.

 

Стоит отметить, если при отправке сообщения, требуется изменить номер телефона получателя (клиента), есть возможность это сделать. По нажатию на кнопку Отправить сообщение клиенту иконка Сообщения, будет открыто соответствующее окно (Рис. 21) в котором необходимо установить переключатель Изменить телефон получателя и указать номер получателя сообщения. В таком случае, сообщение будет отправлено на указанный Вами номер в данном поле. Стоит отметить, что номер телефона клиента не изменится.

Отправка сообщения

Рис. 21 (Версия программы 2020.2.0)

 

Также есть две вкладки:

1. Отправка документов - выбираете из выпадающего списка Отправка документов (Требуется отправка документов Требуется отправка документов, Документы отправлены Документы отправлены, Обратные документы получены Обратные документы получены). Записываете Способ доставки документов, а также указываете Дату отправки и Получения. По нажатию на кнопку Файлы документа кнопка Вложить файл, можно прикрепить файлы складского документа (Рис. 22).

ТВС - Файлы документа

Рис. 22 (Версия программы 2020.2.0)

 

2. Параметры доставки (Рис. 23) - выбираете из выпадающего списка Состояние доставки (Отправлен или Доставлен) и вводите Номер декларации.

ТВС - налоговая - вкладка Параметры доставки

Рис. 23 (Версия программы 2020.2.0)

 

В поле Контрагент доставки автоматически будет подтягиваться основной контрагент (тот, на которого выписан счет). Также есть возможность добавить другого контрагента доставки (контактное лицо получателя) по нажатию на кнопку Добавить кнопка Добавить.bmp. Откроется окно Контрагент доставки товаров (Рис. 24), где необходимо ввести ФИО и Номер телефона контрагента. Также выбрать получателя можно из списка Контрагенты доставки товара по нажатию на кнопку Справочник кнопка Справочник.bmp .

Контрагент доставки товаров

Рис. 24 (Версия программы 2020.2.0)

 

Для того, чтобы добавить Адрес доставки, необходимо нажать на кнопку Добавить кнопка Добавить.bmp, после чего откроется окно Адрес доставки товаров (Рис. 25), в котором необходимо ввести данные об адресе доставке.

Адрес доставки товаров

Рис. 25 (Версия программы 2020.2.0)

 

Также, Контрагент доставки товаров и Адрес доставки товаров можно добавить в карточке клиента во вкладке Параметры доставки.  

Данные о Параметрах доставки, а именно Получатель доставки товара, Адрес доставки товара и Телефон получателя доставки товара могут быть добавлены в печатную форму Расходной накладной в Торговле с выпиской счета и в Реализации. Для этого необходимо настроить шаблон. В Торговле с выпиской счета настройка шаблона производится во вкладке Расходная накладная - Печать накладной - Напечатать расходную накладную - в открывшемся окне установите переключатель Настроить отчет - Настройка (Рис. 26, 27).

Напечатать расходную накладную

Рис. 26 (Версия программы 2020.2.0)

Подготовка к печати - Настроить отчет

Рис. 27 (Версия программы 2020.2.0)

 

В открывшемся окне (Рис. 28) в правой части "Переменные" - Переменные программы - Получатель доставки товара, Адрес доставки товара, Телефон получателя доставки товара - перетягиваем в поле MasterData.

ТВС - добавление переменных

Рис. 28 (Версия программы 9.2.4.5)

 

Для того, чтобы просмотреть, нажмите на кнопку Предварительный просмотр Предварительный просмотр (Рис. 29). После редактирования шаблона, сохраните его, указав название.

Предварительный просмотр параметры доставки

Рис. 29 (Версия программы 9.2.4.5)

 

После указания всех необходимых параметров в окне Накладная (Рис. 20), нажмите на кнопку Записать. Появится информационное окно о том, что по счету создана накладная. Затем в зависимости от выбранного параметра автоматически отправлять или запрашивать подтверждение появится окно Отправить сообщение клиенту (Рис. 30).

ТВС - Отправка электронного письма - Выбор шаблона

Рис. 30 (Версия программы 2020.2.0)

 

Добавлена возможность прикреплять счет при отправке электронного письма. Для этого необходимо, чтобы в Шаблоне массовой рассылки было отмечено Прикрепить счет как вложение (Рис. 32). При отправке такого письма, автоматически к письму будет прикрепляться файл счета.

Шаблон массовой рассыли со счетом

Рис. 31 (Версия программы 9.2.3.0)

 

По нажатию на кнопку Отправить, во вкладке Счет в поле Дата будет добавлена иконка иконка Реализация, которая информирует нас о том, что по счету создана Расходная накладная. Для быстрого перехода к расходной накладной используйте кнопку Найти расходную накладную по счету кнопка Найти расходную накладную - откроется вкладка Расходная накладная и будет выделена расходная накладная, которая привязана к данному счету. Аналогичным способом можно найти счет исходя от расходной накладной по нажатию на кнопку Найти соответствующий счет кнопка Найти соответствующий счет.bmp во вкладке Расходная накладная.

Еще один способ, после того, как создали счет и добавили товар - нажать на кнопку Создать накладную и оплатить ее кнопка Создать накладную и оплатить ее во вкладке Счет. Откроется окно подтверждения (Рис. 20), что товар будет снят со склада. По нажатию на кнопку Да, откроется еще одно окно Отправить сообщение клиенту (Рис. 31). По нажатию на кнопку Отправить, будет отправлено соответствующее письмо и откроется окно Оплата по счету (Рис. 32).

Оплата по счету

Рис. 32 (Версия программы 2022.0.34)

 

В данном окне необходимо выбрать Форму оплаты:

Наличная - выбрать из выпадающего списка Кассу и Предприятие, Оплачена сума (устанавливается автоматически).

Безналичная - выбрать из выпадающего списка Расчетный счет и Предприятие, Оплачена сума (устанавливается автоматически).

Дата оплаты. Автоматически указывается текущая дата. При необходимости можно изменить дату на другую. Над кнопкой выбора даты находится переключатель в виде замочка, который доступен в режиме ввода новой оплаты (не возврата). Переключатель имеет два состояния:

1. іконка Поточна дата оплати текущая дата по умолчанию. Устанавливается текущая дата.

2. знак завершен зафиксирована для сеанса. Если оплата была внесена в таком состоянии, она будет зафиксирована для текущего сеанса работы и будет подставляться каждый раз при введении новой оплаты. В случае, когда вам необходимо ввести оплаты другим числом для нескольких счетов, и чтобы каждый раз не изменять с текущей даты на другую, вы можете при первой смене даты нажать настройку іконка Поточна дата оплати в правом верхнем углу поля Дата, после чего настройка изменится на знак завершен и другая дата (отличная от текущей) зафиксируется для этого сеанса. То есть, открыв следующую форму оплаты, сразу буду установлена измененная дата. Таким образом, не нужно будет каждый менять дату.

Состояние переключателя настраивается отдельно независимо для каждого из режимов (оплата счета, расходной накладной или неопределенной оплаты).

 

Переключатель Отправить сообщение клиенту о поступлении оплаты - если установлен, то сообщение будет отправлено.

Переключатель Не учитывать эквайринг - если установлен, то программа не будет учитывать % эквайринга при поступлении денег на расчетный счет.

По нажатию на кнопку Внести оплату - появится окно (Рис. 32) в зависимости от выбранных настроек отправки письма. После отправки письма, во вкладке Расходная накладная в поле № счета будет отображена иконка знак завершен, которая информирует нас о том, что счет полностью оплачен и закрыт.

 

Справка! Если предоплата по счету превышает сумму долга по счету (счет переплачен), то при создании расходной накладной по счету на все товары счета (полная отгрузка) или при создания накладной на остаток товара (частичная отгрузка, после которой счет будет полностью отгружен) будет предложено переплатить расходную накладную. В случае отказа - предоплата по счету будет привязана к накладной в сумме долга по накладной, а сумма предоплаты по счету уменьшиться на сумму долга. В обратном случае - вся доступная предоплата будет привязана к накладной.

1. Если при создании накладной, на этапе ввода оплаты пользователь отменит оплату (нажмете кнопку "Отменить" на форме ввода параметров оплаты (Рис. 32)), накладная не будет создана. Но в случае если у клиента на момент создания накладной по счету была внесена предоплата, то она будет автоматически привязана к создаваемой накладной, и если этой суммы будет недостаточно для полной оплаты накладной, то будет отображено окно для ввода остатка оплаты. В случае отмены ввода оплаты, накладная все равно будет создана, потому что предоплата по счету уже была к ней привязана.

2. Если расходная накладная создается на товары счета, по которым необходимо печатать гарантийные талоны, предложение распечатать гарантийный талон будет выведено только после того, как будет внесена оплата по накладной (после печати чека, если это предусмотрено).

 

Переплата счета

В случае, если оплата по счету, по которому создано несколько расходных накладных (частичная отгрузка), превышает сумму долга по текущей расходной накладной (самой ранней по дате), будет предоставлена возможность распределить всю сумму оплаты только на накладные этого счета (отобразится сообщение о том, что счет переплачен).

При выборе этого варианта  в зависимости от состояния отгрузки счета возможны следующие варианты распределения оплаты:

1. Если счет отгружен частично, то оплата будет распределена по всем неоплаченным расходным накладным счета в размере, не превышающем долг по расходной накладной, а остаток от распределения будет внесен как предоплата по счету.

2. Если счет отгружен полностью, то оплата будет распределена по всем неоплаченным расходным накладным счета в размере, не превышающем долг по расходной накладной, а остаток от распределения будет внесен как переплата по последней по дате расходной накладной.

 

Стоит отметить, если по счету была внесена предоплата (кнопка Внести предоплату ) и не создана расходная накладная, то есть возможность вернуть предоплату по нажатию на кнопку Возврат предоплаты кнопка Отвязать оплату - откроется окно (Рис. 33) в котором автоматически подставляются Форма оплаты, Дата возврата и Сумма возврата.

Возврат предоплаты по счету

Рис. 33 (Версия проекта 2020.2.0)

 

По нажатию на кнопку Внести оплату, деньги будут возвращены. Стоит отметить, если при поступлении денег на р/с и возврате такого товара, то программа автоматически запоминает был ли учтен эквайринг или нет и в зависимости от этого будет совершаться соответствующее движение денег.

 

Стоит отметить, что при печати накладной возврата, есть возможность добавить переменную "Цена в валюте" в шаблон Накладной возврата, чтобы отображалась цена в валюте.

В свою очередь, на вкладке Предоплата счета (Рис. 34) отображается внесение или возврат предоплаты.

вкладка Предоплата счета

Рис. 34 (Версия проекта 2020.2.0)

 

В данной вкладке можно распечатать кассовый ордер (Печать кассового ордера кнопка Печать кассового ордера).

При необходимости можно распечатать фискальный чек по предоплате. Для этого служит группа действий Печать чека группа действий Печать чека (фискальный) (доступна при активной опции Подключение фискального регистратора), в которой есть возможность печати фискального чека (Напечатать фискальный чек кнопка Напечатать фискальный чек), а также доступны все сервисные действия по работе с фискальным регистратором. При печати чека предоплаты, сумма предоплаты распределяется по всем товарам счета пропорционально их стоимости (цена продажи*количество). При этом, в чеке печатаются только фискальные товары и в названии товара/услуги в начале добавляется префикс "Предоплата за". Повторная печать фискального чека по предоплате невозможна. Если в настройках программы установлена автоматическая/по желанию печать финансового чека, то по не фискальным товарам будет напечатан финансовый чек (с суммой распределенной по не фискальным товарам).

 

На вкладке Расходная накладная есть возможность печати накладной кладовщика. В случае, если в счете есть товары с других центров учет, по нажатию на кнопку Печать накладной - Печать накладной кладовщика, будет распечатана накладная для кладовщика.

 

Для просмотра отправленных сообщений перейдите на вкладку Отправленные сообщения (Рис. 35).

вкладка Отправленые сообщения

Рис. 35 (Версия проекта 2020.2.0)

 

В данной вкладке есть возможность просмотреть отправленные сообщения, а также те, которые не отправились. По нажатию на кнопку Отправить сообщение повторно иконка Счет отправлен повторно, не доставленное по каким-то причинам сообщение отправляется повторно. По нажатию на кнопку Обновить статус отправки кнопка Обновить статус отправки - обновляется статус отправки сообщения.

Для просмотра оплат служит вкладка Оплаты клиентов. Подробнее см. здесь.

 

Действия Корректирующие цены счета для печати с НДС кнопка Корректировка цен для счета. Если необходима корректировка цен, то по нажатию на данную кнопку откроется окно Корректировка цен счет (Рис. 36)

Корректировка цен счета

Рис. 36 (Версия программы 2020.2.0)

 

Действие доступно для счетов в национальной валюте. Если по счету была создана расходная накладная, то при вызове действия будет выдано сообщение об ошибке. Если корректировка цен не требуется, то выдается соответствующее информационное сообщение.

Стоит отметить, что из-за особенностей алгоритма расчета общей суммы документа и общей суммы документа с учетом НДС, возможна ситуация, когда форма Корректировка цен счета вызывается, но по факту корректировки цен не происходит. Эта ситуация не является ошибкой. В этом случае обычно не выдается информационного сообщения о том, что цены были изменены.

Кнопка Готов к отгрузке (сочетание клавиш Alt+R) иконка Готов к отгрузке создает контакт по счету (вкладка Контакты счета) с категорией "Готов к отгрузке" со стандартным сообщением "Счет №... готов к отгрузке" и устанавливает соответствующий статус счета.

 

Частичная отгрузка товара

Частичная отгрузка позволяет создавать по счету несколько расходных накладных, выбирать товары счета, которые будут добавлены в расходную накладную, и указывать их количество.

Для частичной отгрузки товара необходимо включить переключатель Частичная отгрузка (Рис. 37).

Счет - Частичная отгруза

Рис. 37 (Версия программы 2020.6.0)

 

Если переключатель включен, то при создании расходной накладной по счету будет доступна возможность указать какие товары будут включены в состав расходной накладной и в каком количестве. По нажатию на кнопку Создать расходную накладную иконка Расходная накладная  или Создать накладную и оплатить её кнопка Создать накладную и оплатить ее, откроется окно Отгрузка товара по счету (Рис. 38).

Отгрузка товара по счету

Рис. 38 (Версия программы 2022.0.27)

 

В данном окне необходимо выбрать товары, которые будут отгружены и нажать Отгрузить товар.

С помощью меню Опции отображения можно настроить видимость отображения колонок таблицы.

Колонка Доступно к отгрузке отображает количество товара, которое может быть отгружено в следующий раз или добавлено к количеству, запланированному для текущей отгрузки.

Количество отгруженных артикулов – общее количество отгруженного товара счета, независимо от того, из какого центра учета отгружался товар (актуально в случае когда счет содержит одинаковый товар, но добавлен из разных центров учета).

В списке счетов частично отгруженные счета отображаются соответствующей иконкой иконка Частичная отгрузка в колонке Дата. Если по счету создано более одной расходной накладной, то для такого счета колонки Накладная № и Номер декларации заполняться не будут, а в колонке Количество расходных накладных будет отображаться количество созданных расходных накладных (Рис. 39).

Количество расходных накладных

Рис. 39 (Версия программы 2020.6.0)

 

С помощью фильтра Состояние отгрузки можно отобразить:

не отгруженные счета;

частично отгруженные - часть товаров счета распределена по расходным накладным, либо если создана хоть одна расходная накладная, даже если она не содержит товаров счета;

полностью отгруженные- все товары счета распределены по расходным накладным этого счета.

При внесении предоплаты по счету (если по счету создана хоть одна расходная накладная), на форме предоплаты отображается информация по счету (номер, дата, сумма) и информация по расходной накладной (номер, дата, сумма) на которую в первую очередь будет распределена оплата (Рис. 40).

Для оплаты накладной

Рис. 40 (Версия программы 2020.6.0)

 

Справка! Вернуть предоплату клиенту можно даже в том случае, если по счету создана расходная накладная.Сумма возврата предоплаты при этом определяется как общая сумма предоплат по счету, которая не распределена на расходные накладные. Предоплата по счету может быть удалена, если она не распределена ни на какие расходные накладные.

Предоплата по счету (как и оплата расходной накладной) может быть внесена в разных валютах. При этом долг по счету, долг по расходной накладной и распределение предоплаты будет рассчитываться в валюте счета. В данной ситуации возможны незначительные переплаты или недоплаты по расходной накладной за счет пересчета предоплаты в валюту счета. Также возможны незначительные расхождения между долгом по счету и суммой долга по расходным накладным счета. (данная ситуации не является ошибкой и это следует иметь ввиду, если оплата вносится в валюте (валютах) отличной от валюты счета).

На вкладке Предоплата счета находится действие Распределить предоплату кнопка Распределить предоплату. Данное действие позволяет распределить свободную (нераспределенную на расходные накладные) общую сумму предоплаты по счету на неоплаченные (частично оплаченные) расходные накладные счета (Рис. 41).

Предоплата счета - Распределить предоплату

Рис. 41 (Версия программы 2020.6.0)

 

Справка. При распределении оплаты расходной накладной или предоплаты по счету полностью оплаченные расходные накладные автоматически закрываются. При этом это не относится к переплаченным расходным накладным.

При снятии или удалении оплат с расходной накладной, оплаты, которые были распределены из предоплаты по счету, не удаляются. Удаляется только распределение предоплаты на расходную накладую. Предоплата счета при этом может быть распределена заново на расходные накладные действием "Распределение предоплаты", возвращена клиенту либо удалена. Возврат предоплаты клиенту на расходные накладные не распределяется.

 

При привязке неопознанной оплаты создается предоплата по счету, которая при наличии неоплаченных расходных накладных по счету распределяется на эти накладные, начиная с самой ранней по дате создания.При снятии (удалении) таких оплат с расходных накладных предоплата по счету не удаляется.

Алгоритм распределения для неопознанной оплаты, привязанной к счету, на расходные накладные счета аналогичен алгоритму распределения предоплат по счету (действие Распределить предоплату Hbc/ 41), но имеет особенности:

1. При привязке неопознанной оплаты к счету на расходные накладные распределяется только эта конкретная оплата даже если есть другие нераспределенные предоплаты по счету.

2. При привязке неопознанной оплаты к счету она может быть распределена на закрытые расходные накладные.

 

По нажатию на кнопку Найти расходную накладную кнопка Найти расходную накладную по счету откроется форма Список расходных накладных (если по счету создано несколько расходных накладных) (Рис. 42)

Список расходных накладных по счету

Рис. 41 (Версия программы 2020.6.0)